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Projektmanagement als Erfolgsfaktor
Ausgangslage
Das Projekt Internetauftritt ist ein komplexer und herausfordernder
Arbeitsbereich. Der Projektleiter sieht sich konfrontiert mit
vielfältigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, denen es in einem
Spannungsfeld von Auftraggeber, Management und Projektmitarbeitern
gerecht zu werden gilt. Die Ergebnisse müssen rasch erzeugt werden
und qualitativ hochstehend sein. Den Projektleitern stehen knappe
Zeit- und Ressourcenbudgets zur Verfügung.
Es kann nicht genügen,
dem Projektmanager ein Instrumentarium für die Terminplanung zur
Verfügung zu stellen, sondern er muss Unterstützung für sämtliche
die Projektarbeit betreffenden Prozesse erhalten.
Welche
Ziele gilt es zu erreichen?
Es ist zentrale Aufgabe eines Projektmanagementprozesses, die
durch ein Qualitätsmanagementsystem definierten Anforderungen
in der täglichen Arbeit umzusetzen. Projektmanagement ist also
der eigentliche Umsetzungsprozess bezüglich Projektinitialisierung,
Projektplanung sowie Projektdurchführung, der auf möglichst einfache,
risikogerechte und wirtschaftliche Weise vollzogen werden soll.
Um die geschilderten Probleme zu überwinden, muss den Projektleitern
ein Instrumentarium (Vorlagen, Werkzeuge) bereitgestellt werden,
das auf die firmenspezifischen Anforderungen abgestimmt ist. Die
folgenden Hauptziele gilt es zu erreichen:
- Es liegen klare,
praxisorientierte und einheitliche Vorgaben für die Dokumentation
der Planungsergebnisse und die Durchführung der Planungsprozesse
(Qualitäts- und Projektplanung, Berichtswesen) vor.
- Diese einheitlichen
Arbeitsvorlagen (Templates) unterstützen den Projektleiter in
seiner täglichen Arbeit optimal, zeigen ihm klar, was verlangt
wird und nehmen ihm die formellen Arbeiten ab.
- Die Projektleiter
werden bei der Anwendung und Umsetzung der Vorlagen mit minimalem
Lernaufwand und möglichst geringen wiederkehrenden administrativen
Arbeiten belastet.
- Möglichst alle
Standards und Richtlinien sind selbsterklärend in den Arbeitsvorlagen
integriert, sodass die Erstellung eines Richtlinienhandbuchs
überflüssig ist.
Das
erfolgsversprechende Konzept
Eine unabdingbare Voraussetzung dafür, dass die Projektmanagement-Instrumente
angewendet, professionalisiert und weiterentwickelt werden, ist
die Unterstützung durch das Management und die Akzeptanz durch
die Projektleiter. Das Management muss die notwendigen Rahmenbedingungen
schaffen und gegebenenfalls finanzielle Mittel zur Verfügung stellen,
beispielsweise für konzeptionelle Arbeiten, Beschaffung und Anpassung
von Softwareprogrammen, Ausbildung von Führungskräften, Projektleitern
und Mitarbeitern. Bei der Gestaltung der Arbeitsvorlagen (Templates)
ist es wichtig, die Vorteile, die ein Standard bietet optimal
zu nutzen. Für die Projektplanung wird sinnvollerweise eine gängige
Standard-Software verwendet. Die Benutzeroberfläche des einzusetzenden
Projektmanagement-Tools soll jedoch soweit angepasst (customized)
werden, dass der Projektleiter mit einem minimalen Planungsaufwand
ein Maximum an Projektinformationen liefern kann. Alle Projektleiter
planen demzufolge mit derselben Methode und Oberfläche. Die zu
erstellenden Auswertungen werden standardisiert, können makrogesteuert
erstellt werden und befriedigen die Bedürfnisse eines minimalen
und effizienten Berichtswesens. Das Projektmanagement-Konzept
beinhaltet die Definition und Beschreibung folgender Aspekte:
· Planungsergebnisse
: Klare Beschreibung der Planungsergebnisse bezüglich Inhalt,
Form und Periodizität, z.B.: Projektplan, Qualitätsplan, Projektantrag,
Projektauftrag, Arbeitsrapport, Monatsrapport.
· Planungsprozess: Festlegung der Planungs- und Kontrollprozesse,
z.B. Milestone-Management, Progress-Management, Reviews.
· Aufbauorganisatorische Massnahmen: Definition von Rollen, Gremien
und deren Aufgaben und Verantwortung.
Ergebnisorientierte
Planung als Denkhaltung
Ein Projektplan besteht üblicherweise aus hunderten von Aktivitäten,
die weder priorisiert noch klassifiziert sind, wodurch eine aussagekräftige
Projektfortschrittskontrolle gar nicht möglich ist. Bei der Beurteilung
eines Projektes ist nur der Erfüllungsgrad der einzelnen Ergebnisse
von Bedeutung. Der Auftraggeber und der Projektleiter müssen sich
einig sein, welche Ergebnisse mit welchen Anforderungen für die
Zielerreichung notwendig sind. Dies ist eine grundsätzliche Voraussetzung,
damit ein Projekt überhaupt gestartet werden darf. Die mit dem
Auftraggeber vereinbarten Ergebnisse müssen transparent in der
Projektplanung ersichtlich sein. Sinnvollerweise werden die Ergebnisse
je nach Bedeutungsgrad klassifiziert und mit entsprechenden Akzeptanzkriterien
versehen. Die applikatorisch wichtigsten Ergebnisse bezeichnen
wir als Lieferobjekte. Das primäre Ziel eines jeden Projektes
besteht darin, die Lieferobjekte gemäss vereinbarten Akzeptanzkriterien
zu erstellen und termin- und kostengerecht abzuliefern.
Fazit
Projektmanagement-Methoden und -Standards können in festgeschriebener
Form mittels Werkzeugen praxisnah zur Verfügung gestellt werden.
Um jedoch den firmenspezifischen Bedürfnissen und Anforderungen
an ein Qualitätssystem gerecht zu werden und den Erstellungsaufwand
der Projekt- und Produktdokumente zu minimieren, ist eine entsprechende
Anpassung der Werkzeuge oft unerlässlich. Der vorliegende Lösungsansatz
bildet die Basis für den Aufbau eines Projektmanagement-Systems
auf klaren, praxisorientierten Richtlinien und einheitlichen,
werkzeugbasierenden Arbeitsvorlagen. Somit ist eine entscheidende
Voraussetzung geschaffen, um die Transparenz der Projektarbeit
massiv zu erhöhen und die Qualität-, Termin- und Kostentreue der
Projekte entscheidend zu steigern.
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